Oleh: Fitri Yunifar Hanum
Pernahkah kalian mengalami kesusahan untuk fokus atau merasa perlu melakukan banyak hal dalam satu waktu, tapi berakhir dengan hasil yang tidak maksimal? Misalnya kalian harus mengerjakan suatu proyek, sambil membuat laporan akhir tahun atau sedang melakukan persentasi tapi juga harus memantau sosial media. Hal tersebut dapat disebut juga multitasking. Multitasking adalah melakukan dua pekerjaan atau lebih dalam satu waktu secara bersamaan. Salvucci dan Taatgen (2011) menambahkan bahwa kondisi tugas berganda adalah adanya beberapa tugas yang independen dan tidak berhubungan yang dilakukan dalam waktu yang bersamaan. Hal inilah yang membedakannya dengan tugas kompleks. Sedangkan Appelbaum dan Marchionni (2008) memandang tugas berganda menjadi dua jenis, yaitu:
1. Dual task, tugas ganda (dual task) atau dua tugas yang dilakukan bersamaan
2. Switching task, lebih dari satu tugas yang dilakukan dengan cara beralih diantara tugas-tugas tersebut.
Salvucci dan Taatgen (2011) menjelaskan multitasking sebagai tugas berganda bersamaan (concurrent multitasking), yaitu setiap tugas berlangsung bersamaan atau hanya dengan interupsi singkat. Bentuk lainnya, tugas berganda sekuensial (sequential multitasking) dimana individu memberikan perhatian yang lebih lama pada satu tugas sebelum berpindah pada tugas lain, meskipun tetap terjadi tumpang tindih perhatian. Saat kita melakukan multitasking, otak kita sebenarnya sedang memecah perhatian ke banyak tugas. Pada dasarnya, otak manusia melakukan peralihan tugas di antara beberapa tugas. Perpindahan perhatian untuk tugas-tugas tersebut dapat berlangsung sangat cepat dalam hitungan detik, atau pun cukup lama dalam hitungan menit.
Melakukan multitasking terus menerus dapat membuat kelelahan, kehilangan fokus dan meningkatkan stress. Beberapa penelitian menyatakan bahwa peralihan fokus perhatian ini berdampak terhadap menurunnya kemampuan otak manusia dalam mengambil informasi dari tugas tersebut. Kemampuan untuk berkonsentrasi dalam menyelesaikan tugas yang diberikan akan berkurang dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk terhindar dari risiko kesalahan.
Melakukan multitasking membuat kita terlihat sibuk. Tetapi apakah benar sibuk itu produktif? Menurut R. Adinda (2023), produktif adalah sebuah cara untuk mendapatkan hasil yang diinginkan dengan sedikit waktu dan sedikit usaha. Dalam masyarakat modern, melakukan multitasking atau beberapa kegiatan dalam satu waktu sudah tidak dapat dipungkiri. Multitasking dibutuhkan para pekerja untuk menyelesaikan beberapa tugas dalam tenggat waktu yang telah ditentukan. Kita bisa saja diharuskan membuat laporan sambil memantau sosial media dan diharapkan dapat merespons dengan cepat. Jika tidak melakukannya, kemungkinan akan tertinggal dengan cepatnya informasi yang datang silih berganti.
Kemudian bagaimana agar multitasking menjadi efektif. Berikut beberapa tips agar multitasking menjadi lebih efektif.
1. Melakukan tugas yang memiliki kesamaan.
Saat kita mendapatkan tugas yang beragam, pilihlah yang mirip cara pengerjaannya. Misalnya, anda harus merekap data klien dan membuat rancangan kegiatan dalam excel, kemudian harus menghubungi klien untuk mengkonfirmasi suatu proyek. Lakukanlah tugas yang berhubungan secara bersamaan seperti merekap data klien dan menghubungi klien untuk konfirmasi. Sehingga kita tidak perlu melakukan peralihan tugas yang terlalu berbeda dan menyebabkan fokus terpecah.
2. Jauhi distraksi
Jika biasanya anda mudah terdistraksi dengan notifikasi dari telepon genggam. Anda dapat mengaktifkan mute mode atau mengubah menjadi silent mode. Carilah tempat yang dapat menyelesaikan tugas dengan tenang.
3. Membuat memo to do list.
Membuat to do list sangat membantu untuk menjabarkan, tugas mana saja yang penting, urgent, atau tugas yang bisa diselesaikan nanti. Sehingga perhatian kita akan memilih tugas dengan tanda urgent dan penting terlebih dahulu. Hal ini juga membantu cara kita berpikir dalam meyelesaikan masalah.
4. Manfaatkan teknologi.
Saat ini kita dapat menggunakan email untuk mengirimkan laporan, proposal dan lain-lain. Jika waktu kita terbatas, kita dapat meminta izin kepada klien atau pun atasan untuk mengirimkan soft file melalui email terlebih dahulu, kemudian hard file akan diantarkan kemudian.
5. Evaluasi hasil kerja
Setiap menyelesaikan suatu tugas, lakukan pengecekkan Kembali pada tugas tersebut. Pastikan untuk meminimalisir kesalahan, sehingga dapat menghasil tugas dengan maksimal.
Dengan menerapkan tips di atas diharapkan para pekerja dapat menyelesaikan tugas pekerjaan dengan maksimal dan efektif.
Daftar Pustaka:
Appelbaum, S. H., & Marchionni, A. (2008). The Multi-tasking paradox: perceptions, problems and strategies. Management Decision, 46(9), 1313-1325. http://dx.doi.org/10.1108/002517408109 11966.
Salvucci, D. D., & Taatgen, N. A. (2011). The Multitasking Mind. New York: Oxford University Press.